Kairos est l'outil dématérialisé de France Travail (anciennement Pôle Emploi) utilisé pour gérer les demandes de financement de formation, notamment via l'Aide Individuelle à la Formation (AIF). Pour financer un bilan de compétences, l'étape de la demande de devis sur cette plateforme est incontournable. Ce tutoriel vous guide pas à pas dans ce processus, qui commence par une action de votre organisme de formation et se termine par votre validation en ligne, conditionnant la décision de votre conseiller.
Qu'est-ce que la plateforme Kairos ?
Kairos est l'espace en ligne qui connecte les demandeurs d'emploi, les organismes de formation et France Travail. Son objectif est de simplifier et d'accélérer le traitement des demandes de financement comme l'AIF. C'est sur cette interface que votre organisme de formation va déposer une proposition de devis détaillée pour votre bilan de compétences, que vous devrez ensuite examiner et accepter pour que votre demande soit transmise à votre conseiller.
Les prérequis avant de demander un devis sur Kairos
Avant que l'organisme de formation puisse soumettre un devis sur Kairos, plusieurs conditions doivent être remplies. Il est essentiel que votre projet de bilan de compétences soit cohérent avec votre Projet Personnalisé d'Accès à l'Emploi (PPAE) et qu'il ait été validé en amont par votre conseiller France Travail. Vous devez également avoir sélectionné un organisme de formation habilité et référencé sur Kairos. Ces étapes s'inscrivent dans le processus global pour l'obtention de l'Aide Individuelle à la Formation, qui constitue le cadre financier de votre démarche.
Le processus d'obtention du devis AIF sur Kairos : étape par étape
La procédure est simple mais nécessite de la rigueur. Elle se déroule en plusieurs temps impliquant l'organisme de formation, vous-même et votre conseiller France Travail.
Étape 1 : L'organisme de formation dépose le devis
Une fois que vous avez choisi votre organisme pour réaliser le bilan de compétences, vous lui transmettez votre identifiant France Travail ainsi que les informations nécessaires. L'organisme se connecte alors à son propre espace Kairos et crée une proposition commerciale, qui est en réalité le devis AIF. Ce devis contient toutes les informations relatives à la prestation : intitulé, dates, durée, coût, etc. Il est généralement émis sous 48h à 72h.
Étape 2 : Vous acceptez le devis dans votre espace personnel
Après le dépôt par l'organisme, vous recevez une notification par e-mail ou directement sur votre espace personnel France Travail. Pour valider le devis, suivez ces instructions :
- Connectez-vous à votre espace personnel sur le site francetravail.fr.
- Rendez-vous dans la section "Mes services à la carte" ou "Mes formations". Vous devriez y trouver une rubrique mentionnant une proposition de formation ou un devis à traiter.
- Cliquez sur la proposition pour en afficher les détails. Vérifiez attentivement que toutes les informations sont correctes (intitulé de la prestation, dates, coût).
- Si tout est conforme, vous trouverez un bouton pour "Accepter" ou "Valider" la proposition. Cette action est indispensable pour que votre demande soit transmise.
Sans cette validation de votre part, votre demande de financement AIF restera bloquée et ne sera jamais examinée par votre conseiller.
Étape 3 : Transmission et instruction par votre conseiller
Une fois le devis accepté, il est automatiquement envoyé à votre conseiller France Travail pour instruction. Celui-ci vérifiera l'adéquation du bilan de compétences avec votre PPAE et la disponibilité des fonds. Vous pourrez suivre l'état d'avancement de votre demande ("En cours de traitement", "Acceptée", "Refusée") directement depuis votre espace personnel.
Points de vigilance et conseils pratiques
La fluidité du processus sur Kairos dépend beaucoup de la réactivité de chaque partie. Soyez vigilant sur les délais de validation qui peuvent vous être imposés. N'hésitez pas à relancer courtoisement votre organisme de formation ou votre conseiller si vous constatez des retards anormaux.
Choisir un partenaire expérimenté, qui maîtrise les démarches administratives liées à France Travail, est un véritable atout. Un organisme réactif et clair dans sa communication peut grandement faciliter l'obtention de votre financement. Si vous souhaitez vous assurer que votre projet est entre de bonnes mains, il peut être judicieux de discuter de vos besoins avec un conseiller spécialisé avant de vous engager.